Le point sur l’archivage de documents dans les marchés publics

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Le point sur l’archivage de documents dans les marchés publics

Le

Statut des documents issus des marchés publics


Au niveau des marchés publics, l’archivage est une procédure à ne pas laisser pour compte. Les documents produits par les acteurs publics durant l'exécution et en fin d’exécution du marché sont considérés comme des archives publiques. L’article R. 212-13 du Code du patrimoine prévoit toutes les modalités relatives à leur conservation, notamment la durée pendant laquelle les services administratifs sont appelés à les garder. Cette durée se prescrira sur 5 ans pour les dossiers relatifs à la passation des marchés, les dossiers de candidature mais également pour les propositions non sélectionnées pour un marché donné. Elle se comptabilisera sur 10 ans pour les documents spécifiques qui se rapportent aux démarches d’accomplissement du marché, avec pour point de départ le moment où ce dernier a pris fin.

Les mêmes dispositions réglementaires fixent les catégories de documents publics qui seront sujets à l’archivage. Celles-ci sont constamment revues en fonction de l’évolution et du contexte au niveau de la commande publique.

La mise en place d’un système fiable d’archivage électronique, pour sa part, entre dans la nécessité de l’effectivité de la dématérialisation. En effet, cela afin de pallier les impacts de cette nouvelle démarche mais surtout de garantir sa fiabilité. 


Convenir d’une stratégie d’archivage


Tous les acteurs des marchés publics, afin que ceux-ci se déroulent sans encombre, doivent convenir d’une méthode d’archivage selon le marché dont ils ont ensemble la charge. Pour une meilleure organisation, ces acteurs doivent fixer des stratégies de tri, de nommage et de formats des documents ainsi que des référentiels. D’autant que certains marchés connaissent un nombre plus conséquent de documents à archiver. 

Par ailleurs, l’état des lieux qu’ils effectueront se départage en deux blocs : le premier concerne les archives en format papier, et le second bloc les archives en format numérique. Il serait ainsi de mise que le statut d’acheteur public ouvre un accès à une plateforme dématérialisée destinée à l’archivage comme c’est le cas des services de l’État qui privilégient de leur profil d’acheteur pour la plateforme « Place », en vue d'une conservation de documents sur 10 années. 

Cette plateforme assure un classement des dossiers de consultation pour les marchés déjà aboutis. Le tri sera manuel ou automatisé pour basculer vers la plateforme sécurisée de stockage ATLAS. L’archivage manuel et électronique nécessitent de fournir certaines données propres à la commande publique afin de déterminer la date de commencement de l’archivage.

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