L'acceptation de chaque sous-traitant et l'agrément de ses conditionsde paiement sont demandés dans les conditions suivantes :
Demande de sous traitance au moment du dépôt de l'offre :
Dans le cas où la demande de sous-traitance intervient au moment dudépôt de l'offre ou de la proposition, le candidat fournit au pouvoiradjudicateur une déclaration mentionnant :
- La nature des prestations sous-traitées
-Le nom, la raison ou la dénomination sociale et l'adresse dusous-traitant proposé ;
- Le montant maximum des sommes à verser par paiement direct ausous-traitant ;
- Les conditions de paiement prévues par le projet de contrat desous-traitance et, le cas échéant, les modalités de variation des prix;
-Les capacités professionnelles et financières du sous-traitant.
Il lui remet également une déclaration du sous-traitant indiquant qu'ilne tombe pas sous le coup d'une interdiction d'accéder aux marchéspublics.
Demande de sous traitance après le dépôt de l'offre
Dans le cas où la demande est présentée après le dépôt del'offre, le titulaire remet contre récépissé au pouvoir adjudicateur oului adresse par lettre recommandée, avec demande d'avis de réception,une déclaration contenant les renseignements mentionnés au dessus.
Le titulaire établit en outre qu'aucune cession ni aucun nantissementde créances résultant du marché ne font obstacle au paiement direct dusous-traitant, dans les conditions prévues à l'article 116, enproduisant soit l'exemplaire unique ou le certificat de cessibilité dumarché qui lui a été délivré, soit une attestation ou une mainlevée dubénéficiaire de la cession ou du nantissement des créances.L'acceptation du sous-traitant et l'agrément des conditions de paiementsont alors constatés par un acte spécial signé des deux parties.
Figurent dans l'acte spécial les renseignements ci-dessus.
De plus, le silence du pouvoir adjudicateur gardé pendant vingtet un jours à compter de la réception des documents mentionnés aux 2 et3 vaut acceptation du sous-traitant et agrément des conditions depaiement.
Rédaction du contrat de sous-traitance
Il n'existe pas de contrat type en matière de sous-traitance, un écritn'est pas obligatoire et certains contrats sont verbaux.
Cependant, d'une manière générale le contrat commercial est constituépar un échange d'écrits. En matière de sous-traitance, il y a bienentendu le cahier des charges avec une demande de prix, puis une offrede prix ou devis, ensuite une commande et enfin un accusé de réceptionde commande.
Afin d'éviter toute incertitude et pour se ménager des preuves, il estindispensable de toujours rédiger un contrat et de prévoir desconditions contractuelles appelées communément "conditions de vente"(alors même que le contrat de sous-traitance est en principe un contratd'entreprise et non un contrat de vente).
En pratique, la rédaction du contrat de sous-traitance échappe engrande partie au sous-traitant. Le recours à un professionnel est leplus souvent nécessaire afin d'examiner le projet élaboré parl'entreprise principale.
Un modèle de contrat de sous-traitance ainsi qu'un guide ont étéréalisés par le Centre national de la sous-traitance (Cenast).