Fiche Pratique Marchés Publics : Les procédures électronique, la dématérialisation

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La signature électronique

Depuis le 1er janvier 2005, l’administration est contrainte d’accepter les candidatures par Internet en plus des réponses sur papiers classiques¹. La candidature par Internet présente des avantages pour les PME. Désormais, la PME retire le DCE et le renvoie en temps réel. Les coûts de traitement sont alors réduits, en renvoyant la candidature, la PME n’est pas obligée d’utiliser des lettres avec accusé de réception ou de faire appel à un coursier ( frais qui peuvent s'élévé à 75€ pour le dépôt du dossier). Avant toute chose, une entreprise souhaitant répondre à un appel d’offres de manière dématérialisée doit se doter d’un certificat électronique et d’une signature électronique. Le certificat électronique est indispensable dans l’ensemble des procédures auxquelles une entreprise peut répondre. La signature électronique est obligatoire que pour les appels d’offres d’un montant estimé à plus de 230 000 euros. Le certificat électronique est un outil qui permet de réaliser des télés procédures. Il permet notamment à l’entreprise de réaliser ses déclarations fiscales et sociales. Le certificat électronique assure la signature, le chiffrement des messages électroniques et est utilisé pour l’authentification des serveurs². Il est obligatoire dans toutes les procédures dématérialisées. Les certificats doivent être délivrés par une Autorité de Certification.

La signature électronique est quant à elle, obligatoire pour les marchés supérieurs à 230 000 euros. Cette signature numérique présente depuis mars 2000 la même valeur qu’une signature manuscrite³. Elle permet à l’entreprise de signer les documents électroniques transférés à l’administration et de confirmer l’identité de l’entreprise. La signature électronique est disponible grâce à un logiciel payant. Une fois l’entreprise dotée de ces éléments numériques, elle doit naviguer sur une plate-forme de marchés publics. Les plus connus sont :

Sur la plate forme de marchés publics, l’entreprise à la possibilité de consulter des annonces d’appels d’offres centralisés et de répondre en ligne. L’entreprise télécharge les DCE des annonces intéressantes et formule une réponse qu’elle renvoie sous forme dématérialisée.

Cette procédure de réponse par voie numérique est plus flexible, engage moins de frais et est plus documentée qu’une réponse classique à un appel d’offres. La dématérialisation supprime indéniablement certains obstacles auxquels les PME se confrontent dans une procédure de réponse sur papier.

Les enchères électroniques (ou enchères virtuelles)

L’administration peut avoir recours à un système d’enchères inversées¹. Les enchères inversées mettent en concurrence des entreprises pré-sélectionnées pour leurs réponses satisfaisantes par rapport aux aspects techniques, de délais et de garantie de l’appel d’offres. Les enchères inversées s’effectuent entre les quelques entreprises (5 à 7) retenues. Le but est qu’elles proposent pour leurs prestations annoncées, le prix le plus bas possible. Le bénéfice pour l’administration est d’obtenir le prix le plus bas pour l’appel d’offres tout en préservant la qualité de la prestation. Les enchères inversées mettent plus de concurrents en compétition.

Les enchères électronique créent dans une certaine mesure, de nouvelles opportunités d’être sélectionnée pour effectuer un appel d’offres. Ci-dessous un schéma résumant la procédure des enchères inversées permet de mieux comprendre le déroulement des enchères inversées.

Avec ce système, les PME présentant une offre « économiquement avantageuse », mais un prix trop élevé peuvent rester lors de la deuxième phase de sélection que sont les enchères inversées. Si ce dispositif n’existait pas, la PME pourrait se voir évasée dès le premier tour. Avec un deuxième tour, c’est une opportunité supplémentaire qui est offerte aux PME pour pouvoir revoir leurs propositions dans le but d’être concurrentielle. Ainsi, si des grandes entreprises concurent en même temps, l’équité est légèrement rétablie.

Cependant cet avantage est à nuancer car les concurrents de la PME pourront eux aussi proposer une meilleure offre commerciale. Alain Buat affirmait en 2004 au sujet des enchères inversés, dans un rapport de la CCIP qui formule des recommandations concernant les procédures de marchés publics, que : « Face aux risques économiques suscités par les enchères électroniques inversées et en l'absence de règles déontologiques, interdire ce système» ².

Le Problème de la Dématérialisation

Au mois de septembre 2006, le Minéfi affirme que seulement 2% des entreprises renvoient un dossier de candidature par voie électronique. La réponse dématérialisée est donc un échec.
Pour atteindre l'objectif de répondre uniquement de manière dématérialisé que s'est fixé l'Union Européenne, l'état a décidé de lever des obstacles à la procédure.

La crainte de la perte du dossier :
Afin de mettre fin à la crainte de voir son dossier de candidature égaré dans les abysses d'Internet, l'entreprise qui renvoie son dossier de candidature de manière dématérialisé à la possibilité de transmettre en plus « une copie de sauvegarde » physique à l'administration. Cette sauvegarde peut être une copie sur papier, sur CD-ROM, sur clé USB... La copie de sauvegarde ne sera utilisée que si le dossier de candidature envoyé par Internet est vérolé. Dans le cas où le dossier de candidature arrive bien à l'acheteur public la copie de sauvegarde sera détruite.

Le label de dématérialisation :
Afin de donner du crédit aux plates formes de dématérialisation, le Minéfi, la FNTP, et EdiBuild ont mis en place un label de dématérialisation. Ce label assure aux entreprises passant par ces plates formes de dématérialisation une qualité et un niveau de sécurité optimal.

Malgré les initiatives du ministère de l'économie et des finances, la dématérialisation reste encore difficile d'accès pour les PME.
Notons tout de même que la dématérialisation de la publication des appels d'offres (c'est à dire les acheteurs publics qui publient les annonces d'appels d'offres sur des sites Internet) est un succès : de nombreuses entreprises utilisent ces sites pour consulter les annonces d'appels d'offres.

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