La dématérialisation dans les marchés publics est une
volonté émanant des entreprises et de l'Etat, de moderniser
la procédure de passation. C'est le code des marchés publics
de 2006 qui prévoyait de nombreuses mesures dans le processus de dématérialisation.
Mais face à la réticence des entreprises et à la difficulté
des administrations de s'équiper en plate forme de dématérialisation,
ces mesures ont été revues dans le code des marchés publics
de 2009.
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A compter du 1er janvier 2010, l'acheteur, devra publier
l'avis de publicité sur son profil d'acheteur.
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A compter du 1er janvier 2010, l'acheteur devra également
publier les documents de la consultation sur son profil d'acheteur.
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A compter du 1er janvier 2010 et du 1er janvier 2012
: Pour les achats de fournitures de matériels informatiques et
de services informatiques, l'entreprise devra transmettre par voie électronique
les candidatures et les offres dès le 1er janvier 2010.
La prochaine échéance, au 1er Janvier 2012,
imposera à l'acheteur d'accepter de recevoir les candidatures et
offres qui lui seront transmises par voie électronique.
1 - Les enjeux de la dématérialisation
L'enjeu principal pour les entreprises c'est la disponibilité
de l'information. Le but étant de mettre en ligne 100 % des marchés
publics, les candidats auront un accès facilité aux offres.
Un accès plus facile aux offres, c'est aussi pour les entreprises
un enjeu de productivité. En effet, celles-ci, du fait d'une information
plus accessible, pourront réagir plus vite éventuellement
sur plusieurs offres en même temps, de sorte que soit maximisé
leur capacité (gain de productivité et gain organisationnels).
La dématérialisation représente également une
réduction de coûts importants. Les coûts liés
à l'affranchissement des plis notamment, ou au traitement de l'information
par les ressources humaines (gains financiers).
Par ailleurs, pour l'administration c'est une procédure
moins longue, également moins coûteuse, qui va lui permettre
de réagir plus efficacement sur les offres qui lui sont proposées.
En d'autres termes, ce qui est en jeu c'est une meilleure
fluidité de la procédure de passation des marchés publics.
2 - Les aspects de la dématérialisation
Trois aspects principaux :
- La mise en ligne des Avis d'Appel Public à la Concurrence
(AAPC)
- Obtenir les Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE)
en ligne
- La réponse électronique des entreprises
a) La mise en ligne des AAPC
Le contenu de l'AAPC
ne diffère pas qu'il s'agisse d'un support papier ou électronique.
Les principaux supports de diffusions des offres se sont adaptés
aux mesures de dématérialisation. Ainsi le BOAMP, l'office
des publications officielles des communautés européennes,
ou le JOUE permettent aux acheteurs de déposer leurs AAPC
en ligne.
b) Le Dossier de Consultation des entreprises
L'acheteur publie le DCE sur son profil pour tous les marchés
d'un montant supérieur à 90.000 € HT. Le DCE est libre
d'accès, direct et complet. L'entreprise candidate n'est pas dans
l'obligation de s'identifier sur le profil de l'acheteur (article 1 de l'arrêté
du 14 décembre 2009), toutefois rappelons que cette identification
est de nature à favoriser leur information concernant les changements
apportés au DCE.
Cette procédure de mise en ligne du DCE, permet un accès simplifié
: dès que l'AAPC
est mise en ligne, celui-ci comporte le lien direct du DCE.
c) La réponse électronique
C'est pour répondre à une exigence de confidentialité
et de sécurité, que les candidatures aux appels d'offres,
doivent être déposées sur une plate-forme de dématérialisation.
Ainsi les administrations doivent se doter de l'une de ces plates-formes,
tandis que les entreprises doivent s'équiper d'une signature électronique.
3 - Les outils de la réponse électronique
a) La plate-forme de dématérialisation
Une plate-forme de dématérialisation est une
plate-forme sécurisée. Elle permet la gestion dématérialisée
des appels d'offres. En d'autres termes, elle centralise les outils nécessaires
à la dématérialisation des procédures de passation
des marchés publics. Elle permet notamment la mise en ligne des AAPC,
et le téléchargement des DCE.
Les candidats peuvent déposer leur candidature et leur offre sur
cette plate-forme. L'acheteur peut décider de mettre d'autres fonctionnalités
à l'usage des opérateurs économiques tel qu'un système
de messagerie, un système électronique avertissant les entreprises
de toute nouvelle procédure de passation, ou bien encore un module
permettant l'archivage des procédures. Il en existe plusieurs. Nous
pouvons citer notamment : achatpublic.com, Omniclès, Dematis ou encore
Forsup.
b) La signature électronique (ou certificat électronique)
C'est un élément essentiel de la dématérialisation
des procédures de passations des marchés publics. L'entreprise
doit acquérir un certificat électronique, qui consiste en
un petit fichier, émis par une Autorité de Certification.
Il permet d'identifier l'opérateur économique : le certificat
contient toutes les informations sur son propriétaire et sur l'Autorité
de Certification qui l'a émis. Ce certificat peut prendre la forme
d'un logiciel (stocké sur le disque dur de l'ordinateur - solution
qui ne nous semble pas présenter toutes les sécurités
nécessaires), ou prendre une forme matérielle tel qu'une clé
USB permettant une sécurité plus élevée (notre
entreprise vous propose cette solution).
La signature électronique à deux fonctions : identifier le
signataire et la manifestation de la volonté. Pour être sécurisée
elle doit satisfaire aux exigences suivantes : être propre au signataire,
avoir été créée par des moyens que le signataire
garde sous son contrôle exclusif, garantir un lien avec l'acte auquel
elle s'attache de sorte que soit détectable toutes modifications
ultérieures de l'acte. Elle est requise pour le dépôt
des candidatures et des offres des entreprises aux marchés publics.
Elle doit être certifiée de niveau 3.
Afin de faciliter la mise en place de la réponse
électronique aux marchés publics dans votre entreprise,
nous proposons les prestations suivantes :
