L’information sur les délais de dépôt de candidature est une obligation pour le titulaire du projet de marchés publics. Le principe est, tel que le prévoit le code de la commande publique, que chaque candidat y soit soumis, sous peine de nullité de la procédure de passation prononcée par le juge.

Il est prévu que chaque soumissionnaire soit libre de choisir le moyen par lequel il enverra ses dossiers, par support physique ou par voie électronique sous pli fermé. L’article R.2143-2 fait état de l’éviction des documents remis hors délai.

Quid des candidatures dématérialisées

Dans le but d’ouvrir un accès plus large aux marchés publics, le législateur a ainsi autorisé légalement la transmission de dossiers de soumission aux offres d’appel publiques par voie électronique. Ce système informatisé n’est cependant pas sans risques compte tenu des possibilités de dysfonctionnements du point de vue matériels et techniques : logiciel défectueux, débit de connexion Internet très faible, souci de certificat de signature ou invalidité de signature pour des documents...

Néanmoins, face à ces risques, le besoin d’offrir un meilleur accès aux marchés publics est un besoin essentiel. Le délai de dépôt de candidature est applicable à tous, quel que soit le moyen utilisé pour l’envoi. La question demeure ainsi sur les retards de transmission de candidatures, principalement, celles dématérialisées, sachant que les plateformes employées par les pouvoirs adjudicateurs diffèrent et peuvent justement s’expliquer par des incidents indépendants de la volonté du transmetteur.

Des précautions à prendre du côté des soumissionnaires

Afin de prévenir ces soucis informatiques, les candidats sont appelés à envoyer leur candidature au moins une journée avant la date limite. Des rappels à ce sujet leur sont parfois adressés dans le règlement de consultation. A défaut, il est recommandé de prendre les dispositions adéquates pour anticiper d’éventuels problèmes lors du dépôt. Certaines grandes sociétés sont par ailleurs dans l’impossibilité d’envoyer les plis électroniques que très peu de temps avant la clôture du délai. Pour cause, elles dépendent des personnes responsables de l’envoi de la réponse en amont.

Dans tous les cas, l’acheteur public est tenu de refuser tous les dossiers hors délais, y compris dans les cas où le retard a été causé par une défaillance technique avec preuve à l’appui. Seul un dysfonctionnement du service postal à caractère de force majeure et laissée à la décision unilatérale du juge permettrait la présentation d’une candidature au-delà du délai imparti.

Rappel sur la copie de sauvegarde

La copie de sauvegarde désigne une copie de substitution qui servira à remplacer les dossiers de candidature qui ne peuvent être utilisés pour telle ou telle raison, tel qu’il est établi dans le code de la commande publique. La copie de sauvegarde est uniquement employée dans la mesure où serait notée une anomalie telle que limitativement énuméré dans l’arrêté relatif à la dématérialisation des marchés publics.

En outre, les modalités d’emploi de la copie de sauvegarde sont établies pour l'instant par le décret n°2022-1683 du 28 décembre 2022 en attente d'un arrêté de précision. A ce jour, c'est l'arrêté du 22 mars 2019 qui dispose en son article 2 alinéa 2, que la réception d’une candidature électronique incomplète, hors délais, ou ayant subie des soucis d’ouverture, est recevable dans la mesure où il est prouvé que la transmission des documents avait débuté avant l’échéance du délai de remise.