La préparation d’une offre répondant à un marché public

Dans le cadre des marchés publics, l’acheteur public doit être à l’affût de tout détail au niveau de la procédure. Ainsi, étant donné que le délai de réception des candidatures constitue une des causes les plus courantes de refus de dossier, il est important pour lui de vérifier tous les paramètres de cette réception. A noter que la date d’envoi n’est pas tenue en compte, seul le moment de la réception de l’offre est considéré. Dans cette même logique, il doit s’assurer que les moyens d’envoi des candidatures soient bien les bons, vérifier l’heure limite, et, dans le cas d’un envoi par voie électronique, s’assurer qu’il n’y a pas eu de blocage technique (erreur de saisie de l’adresse mail, pièces jointes trop volumineuses…). La loi de la Commande Publique est stricte à ce sujet : aucune exception ne sera faite aux offres réceptionnées hors délais. 

Puisque la digitalisation des marchés publics est aujourd’hui de plus en plus la norme, il appartient au candidat de ne pas oublier de faire un contrôle de la bonne réception des dossiers déposés. 

Mais le candidat doit bien avant de penser aux modalités d’envoi, s’intéresser à son offre afin que celle-ci réponde au mieux aux besoins du marché passé en avis d’appel et publié dans les documents de la consultation. Ces derniers doivent absolument être compris, annotés et pris en compte dans toute l’étape d’élaboration de l’offre. Dans les cas d’hésitation, un candidat ne doit pas omettre de questionner l’acheteur public sur les points qui ne lui semblent pas clairs. Ce dernier a l’obligation de fournir le maximum d’informations aux soumissionnaires, bien avant la proposition de leur offre, afin que ceux-ci proposent une offre équivalente aux besoins. Tous les soumissionnaires disposent de ce droit, sans exception aucune, en référence aux dispositions du Code de la Commande publique de l’obligation de transparence et d’égalité pour tous. 

Des points à ne pas minimiser par les soumissionnaires

Il est important de savoir que les documents de consultation comportent les règlementations propres à un marché. Un candidat ne devra donc pas intégrer dans son offre des règles qui lui sont propres et qui dérogeraient aux règles établies spécifiquement pour le marché auquel il répond. Chaque prestation proposée doit apporter en annexe du dossier un justificatif de prix. Ainsi, avant dépôt, le candidat doit s’assurer d’avoir apposé chaque tarif correctement, tant les prix HT que les prix TTC.

Pour la signature d’une offre électronique, le candidat s’assurera de la légalité de son certificat (qui est équivalent à la signature manuscrite) et il effectuera la demande bien à l’avance car son obtention demande un certain délai. Une signature électronique est à prévoir sur chaque document, ce, afin d’éviter un refus au niveau de dossier si le pouvoir adjudicateur a posé des modalités de signature obligatoire pour certains formulaires. Il a la faculté de décider de refuser un dossier scanné avec une signature manuscrite, ou encore un dossier remis en format ZIP, même signé électroniquement. 

Le dossier de réponse à une commande publique se vérifie en deux étapes, celle de la constatation et de l’évaluation de la capacité du candidat (compétences, expériences, ressources…), et celle de l’évaluation de l’offre proprement dite pour satisfaire le besoin (formalisme et contenu). Le candidat devra donc considérer ces deux points lors de la présentation de son offre. 

Il reste conseillé afin d’éviter toute sorte d’imprévus, de prépare un second dossier complet avec toutes les pièces.