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Avis d'expert : La dématérialisation des marchés publics : les étapes clés et les conseils de MPFrance

Le
Article rédigé par Isabelle Paulus, responsable communication MPFrance

La dématérialisation permet de raccourcir les délais des procédures, sécuriser les échanges et de contribuer au développement durable en réduisant les éditions papiers. Les obligations pour faciliter la dématérialisation des procédures « marchés publics » ont ainsi le vent en poupe? Mais comment une entreprise peut-elle répondre efficacement à un marché public selon les principales règles en vigueur ?

C'est l'article 56 du Code des marchés publics qui résume le mieux toutes les possibilités et obligations en matière de « communications et échanges d'informations par voie électronique » :

- Depuis le 1er janvier 2012, l'acheteur public ne peut refuser de recevoir les documents transmis par voie électronique pour les marchés d'un montant supérieur à 90 000 euros HT.

- Pour les achats de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques d'un montant supérieur à 90 000 euros HT, les plis sont obligatoirement remis par voie dématérialisée. Les plis papier ne sont donc pas autorisés et ne sont pas analysés dans ce secteur d'activité.

Le nouveau décret du 15 juin 2012 permet à une entreprise étrangère de choisir le certificat électronique de son choix, même auprès d'une autorité de certification étrangère, si elle prouve à l'acheteur public que son certificat à force probante.

Dans ce cadre très réglementé, il existe un certain nombre d'étapes clés à respecter si une entreprise souhaite répondre efficacement à un marché public par voie électronique :

- Acquérir au plus vite un certificat électronique
- Vérifier que le certificat électronique soit achété par une personne habilitée à engager contractuellement l'entreprise ( cf. Noms indiqués dans l'extrait K Bis)
- Etablir une délégation de pouvoir de manière dématérialisée si le détenteur du certificat n'est pas la même personne que celle qui signe l'acte d'engagement
- S'entraîner sur les plateformes tests
- Se mettre des alertes électroniques dans son secteur d'activité et son secteur géographique pour recevoir des marchés publics ciblés
- Télécharger gratuitement les cahiers des charges
- S'identifier lors du téléchargement du cahier des charges pour connaître les modifications en cours de publicité (et notamment prendre connaissance des questions et des réponses)
- Toujours vérifier que l'acte d'engagement soit bien signé
- Ne pas signer uniquement le .ZIP mais signer tous les documents contractuels à l'intérieur du .ZIP
- Vérifier les pré requis techniques auprès du service informatique
- Mettre en place une bibliothéque électronique avec à l'intérieur les documents adminitratifs (DC1, DC2)
- Organiser son service pour gagner en efficacité lors du dépôt électronique du pli
- Ne pas oublier que c'est la date de réception du pli qui fait foi, même si la procédure est dématérialisée
- Prévoir quelques heures pour le dépôt d'un pli électronqiue : ne pas s'y prendre à la dernière minute !


A propos de MPF
Entité française du groupe européen EBP créé en 1994 (implanté en France, au Luxembourg, au Pays Bas et en Belgique), MPF, expert en marchés publics français et européens, propose une veille exhaustive des marchés publics sous forme d'abonnements et dispense des formations généralistes et thématiques en marchés publics. MPF dispose également d'un département conseil (rédaction d'offres, relecture, assistance lors de contentieux...).
Présent en France depuis 2001, MPF est le partenaire privilégié des administrations publiques, collectivités locales et entreprises privées et s'adresse à toutes les entreprises qui souhaitent remporter leurs marchés publics.

Pour aller plus loin :
- Constituer un mémoire technique impactant
- Notice des l'imprimé DC1 et notice du DC2
- Fiche pratique : La dématérialisation des marchés publics

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