La récolte d’informations et le contrôle des fournisseurs clés, des points cruciaux
Faire avant tout lancement de la procédure d’un marché une opération de récolte d’informations, permet à l’acheteur de mieux formuler ses besoins et d’établir une relation d’équilibre entre ceux-ci, les clauses contractuelles et les capacités du marché Fournisseurs. Elle lui permet également de mieux définir ses besoins dans le cahier spécial des charges donnant ainsi aux entreprises le moyen d’adapter au mieux leurs candidatures. Doivent nécessairement accompagner cette opération de recherche d’informations appelée sourcing, un contrôle des fournisseurs clés et un suivi optimal des achats. Ce contrôle se fait plus facilement avec l’utilisation d’outils numériques pour la génération de bons de commandes et de réception. Il devient ainsi par ce biais, plus aisé de vérifier en interne les flux financiers et d’éviter au passage certains désaccords.
Évaluation objective des fournisseurs et des risques fournisseurs et gestion des achats au sein d’une même solution, la formule gagnante
Évolution du cadre réglementaire et normatif, développement de nouveaux canaux de distribution… tant de facteurs entrent en jeu dans le processus de fourniture et qui sont autant d’éléments à risque. Les acheteurs publics, pour se mettre à l’abri des défaillances fournisseurs doivent identifier les facteurs à risque, faire une cartographie des risques liés à la relation Fournisseurs et établir un plan d’action contre ces risques. Ces risques évalués, il subsiste un objectif de taille à atteindre : l’évaluation de la performance des fournisseurs par la mise en place d’outils de contrôle et d’indicateurs objectifs. Peuvent être mis au rang de ces outils, l’établissement d’une fiche de contrôle de réception, la mise en place d’enquêtes de satisfaction auprès des services, des échanges réguliers avec les utilisateurs… Ces évaluations faites, il reste aux acheteurs à interfacer l’outil SRM à leur outil de gestion des achats et des marchés publics afin de pouvoir gérer avec une meilleure efficacité les différents comptes fournisseurs.