Procédure pour répondre à un appel d'offres dématérialisé

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Procédure pour répondre à un appel d'offres dématérialisé

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La procédure, pour une entreprise, pour savoir comment répondre à un marché public nécessite un minimum de connaissances et de pratique. Ceci concerne notamment la réponse dématérialisée aux appels d'offres pour laquelle il est préférable de transmettre par voie électronique des fichiers pdf. Dans ce cas, les pièces sont transmises via une plateforme de dématérialisation appelée profil d'acheteur.

L’appel d’offres est l’une des procédures de marchés publics les plus contraignantes prévues par le code de la commande publique, ses étapes sont relativement figées car cette procédure est rigoureuse, sans négociation, et nécessite un apprentissage progressif des entreprises débutantes en la matière.

Les principales étapes pour répondre sont les suivantes :

  • Rédiger un dossier de candidature type (facultatif)
  • Rechercher des publicités de marchés.
  • Retirer le dossier de consultation.
  • Sélectionner les marchés intéressants.
  • Constituer son dossier de réponse au marché.
  • Transmettre son dossier de réponse par voie électronique.

Les principales étapes pour répondre à un marché public en détail 👇🏼

1 - Rédiger un dossier de candidature type (facultatif)

L'entreprise candidate peut rédiger un dossier de candidature type qui, cependant, pourra être modifié en fonction du dossier à traiter donc des éléments demandés par le pouvoir adjudicateur. Cette étape est facultative et votre premier dossier de candidature peut faire office de document type qui sera alors complété et obligatoirement modifié dans des réponses ultérieures.

Le candidat à un marché public doit satisfaire à certaines conditions minimales pour avoir accès à la commande publique :

  • Il ne doit pas être dans une des situations prévues dans les interdictions de soumissionner à un marché public. Il devra notamment à l'attribution justifier de la régularité de sa situation fiscale et sociale.
  • Il doit disposer des capacités suffisantes pour exécuter le marché.
  • Le pouvoir adjudicateur pourra lui demander de fournir dans le cadre de sa réponse (candidature et offre) un certain nombre de documents qui peuvent être des pièces comme les formulaires DC1, DC2, DC4, ATTRI1 (Les anciens formulaires NOTI1, NOTI2, DC3, ... ont été supprimés ou remplacés) ainsi que d'autres pièces.
  • Pour sélectionner les candidatures l'acheteur va s'appuyer sur des éléments qu'il aura demandé aux entreprises candidates qui traduiront ses capacités dont notamment :
  • les capacités techniques,
  • les capacités financières,
  • les capacités professionnelles,

2 - Rechercher des publicités de marchés

Votre entreprise peut dans un premier temps rechercher les publicités émises par les acheteurs (avis de marchés) :

  • L'entreprise va rechercher des avis de marchés publics (publicité) pour connaître les marchés qui sont lancés par l'administration,
  • Elle pourra s'abonner à des alertes automatiques (gratuites) définies selon des critères propres aux prestations ou travaux qui l'intéressent (notamment sur le site Internet du BOAMP).

3 - Télécharger le dossier de consultation des entreprises (DCE)

Une fois les publicités recensées et analysées l'entreprise va télécharger le DCE pour répondre à l'appel d'offres public, ce DCE va comprendre des pièces telles que les suivantes: RC, AE, CCAP, CCTP, DPGF, BPU, … cette liste n'étant pas exhaustive.

Il s'agit de parcourir dans un premier temps ces pièces puis de passer à une sélection des dossiers susceptibles d'être remportés.

Le retrait des dossiers s'effectue, en principe, par téléchargement sur le site Internet du pouvoir adjudicateur dédié à la dématérialisation des marchés publics (profil d'acheteur) ou, dans des cas désormais exceptionnels et prévus par la réglementation, par une demande de transmission du dossier de consultation sous forme papier.

4 - Sélectionner les marchés intéressants. Sont-ils gagnables ?

Cette étape est fondamentale car il ne s'agit pas pour une entreprise (notamment pour les PME et TPE) de répondre tous azimuts au risque de s'épuiser et de récolter un taux de réussite décevant.

Il s'agit donc d'effectuer une sélection des consultations susceptibles d'intéresser l'entreprise pour des marchés "gagnables".

En effet, il n'est pas question de répondre à tous les marchés potentiellement intéressants. Constituer des réponses aux marchés publics est relativement long et l'entreprise va vite s'épuiser si le taux de réussite est insuffisant.

  • Il faut donc voir si cela vaut la peine de répondre. Ceci nécessite souvent des investigations complémentaires à effectuer couplées à l'expérience de l'entreprise en la matière.
  • Certains acheteurs restreignent la publicité voire même orientent le dossier, c'est naturellement interdit mais cela existe.

5 - Constituer son dossier de réponse au marché

La rédaction de la réponseest une étape importante. C'est principalement, le règlement de la consultation qui liste les documents à fournir dans un marché public.

Elle se divise en deux phases ou parties.

Le dossier de candidature

La constitution de la partie "candidature" comprend un dossier de candidature qui va permettre de sélectionner les entreprises candidates par des critères de sélection des candidatures.

Le dossier d'offre

La constitution de la partie "offre" qui va permettre d'attribuer l'offre par des critères de choix des offres.


L’offre comporte généralement :

  • L'offre financière
  • L'offre financière comprend des pièces relatives aux prix (Acte d'engagement, DPGF, BPU, DQE).
  • L'offre technique
  • L'offre technique (mémoire technique, note méthodologique, ...) traduit les moyens mis en œuvre, la méthodologie, le développement durable, ... pour l'exécution du marché. C'est un document SPÉCIFIQUE au contrat concerné, d'une importance capitale et qui pèse lourd dans la balance.


6 - Transmettre son dossier de réponse par voie électronique

Le dossier étant complet, il s'agit enfin d'envoyer votre réponse par Internet à l'acheteur via une plateforme de dématérialisation.

L'opération est plus complexe que le simple envoi d'un courrier électronique notamment à cause des soucis techniques éventuels (JAVA, signature des pièces, liaison Internet, multiplicité des plateformes, incident sur la plateforme, hotline injoignable, poids des fichiers, ...).





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