Dernière mise à jour : mars 2009

La lourdeur administrative s 'expriment aussi à travers les différentes procédures et formulaires de réponses. Ainsi, on peut dénombrer de nombreux appels d'offres. La procédure varie selon la nature de l'appel d'offres (travaux ou fournitures et services), selon le montant estimé du marché, et selon l'administration qui passe l'appel d'offres (organisme d'État ou collectivité locale). Comme l'affirme, Marc Chenais, président de Technologia, PME de conseils spécialisée en évaluation des risques professionnels, « Pour nous, le constat tiré de l'expérience est simple : les procédures d'appels d'offres sont trop lourdes avec un retour sur investissement faible. Je ne pense pas innover en disant cela. ». Bien que ce soit fréquemment l'appel d'offres ouvert et l'appel d'offres passé selon la procédure adaptée qui soient les plus accessibles pour les PME, l'existence et le recours des autres procédures viennent alourdir le code présentant un obstacle certain pour les PME. Contrairement aux procédures publiques, les procédures de contrats en B to B entre PME sont souvent allégées afin d'éviter un poids supplémentaire dans la gestion administrative de la PME. Il s'agit souvent d'un contrat signé entre les entités concernées.

Outre l'hétérogénéité des procédures, l'hétérogénéité des formulaires alourdit la passation des marchés publics. Lorsqu'une entreprise répond à un appel d'offres, elle consulte le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) qui regroupe l'ensemble des pièces nécessaires aux entreprises pour répondre à l'appel d'offres. Il peut être composé des documents suivants (dans la mesure où ils sont nécessaires pour formuler une réponse) :

• la lettre de consultation
• le Règlement de Consultation (RC)
• les documents à caractère contractuel
  • l'Acte d'Engagement (AE)
  • le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP)
  • le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP)
  • le cahier de sécurité pour les marchés de travaux
• les documents non contractuels :
  • le détail des prix
  • le détail estimatif témoi

  • le mémoire technique

Le dossier de consultation est fréquemment épais et composé des documents ci-dessus. Ils sont souvent rédigés en jargon administratif plus qu'en termes professionnels. Ces documents représentent une lourdeur non négligeable pour les PME. Un autre aspect pèse dans ces formulaires: l'hétérogénéité de formalisme des éléments du DCE. Autrement dit, la présentation des éléments du DCE n'est jamais la même. Effectivement, chaque entité administrative à la possibilité de rédiger le DCE à partir de son propre modèle. Aujourd'hui, il existe des milliers de modèles de DCE différents. A chaque fois qu'une PME consulte un avis d'appel d'offres d'une entité administrative qu'elle ne connaît pas, elle doit se réapproprier les documents du DCE. La non standardisation de ces formulaires est à l'origine d'une perte de temps et de surcharge de travail pour les PME.  

Dernière mise à jour : mars 2009