La lourdeur administrative s 'expriment aussi à travers les différentes
procédures et formulaires de réponses. Ainsi, on peut dénombrer
de nombreux appels d'offres. La procédure varie selon la nature de l'appel
d'offres (travaux ou fournitures et services), selon le montant estimé
du marché, et selon l'administration qui passe l'appel d'offres (organisme
d'État ou collectivité locale). Comme l'affirme, Marc Chenais, président
de Technologia, PME de conseils spécialisée en évaluation
des risques professionnels, « Pour nous, le constat tiré
de l'expérience est simple : les procédures d'appels d'offres
sont trop lourdes avec un retour sur investissement faible. Je ne pense pas innover
en disant cela. ».
Bien que ce soit fréquemment l'appel d'offres ouvert et l'appel d'offres
passé selon la procédure adaptée qui soient les plus accessibles
pour les PME, l'existence et le recours des autres procédures viennent
alourdir le code présentant un obstacle certain pour les PME. Contrairement
aux procédures publiques, les procédures de contrats en B to B entre
PME sont souvent allégées afin d'éviter un poids supplémentaire
dans la gestion administrative de la PME. Il s'agit souvent d'un contrat signé
entre les entités concernées.
Outre l'hétérogénéité
des procédures, l'hétérogénéité des
formulaires alourdit la passation des marchés publics. Lorsqu'une entreprise
répond à un appel d'offres, elle consulte le Dossier de Consultation
des Entreprises (DCE) qui regroupe l'ensemble des pièces nécessaires
aux entreprises pour répondre à l'appel d'offres. Il peut être
composé des documents suivants (dans la mesure où ils sont nécessaires
pour formuler une réponse) :
- la lettre de consultation
-
le Règlement de Consultation (RC)
- les documents à caractère contractuel:
- l'Acte d'Engagement (AE)
- le Cahier des Clauses Administratives Particulières
(CCAP)
- le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP)
- le
cahier de sécurité pour les marchés de travaux
-
> les documents non contractuels :
- le détail des prix
-
le détail estimatif témoin
le mémoire technique
Le dossier de consultation est fréquemment
épais et composé des documents ci-dessus. Ils sont souvent rédigés
en jargon administratif plus qu'en termes professionnels. Ces documents représentent
une lourdeur non négligeable pour les PME. Un autre aspect pèse
dans ces formulaires: l'hétérogénéité de formalisme
des éléments du DCE. Autrement dit, la présentation des éléments
du DCE n'est jamais la même. Effectivement, chaque entité administrative
à la possibilité de rédiger le DCE à partir de son
propre modèle. Aujourd'hui, il existe des milliers de modèles de
DCE différents. A chaque fois qu'une PME consulte un avis d'appel d'offres
d'une entité administrative qu'elle ne connaît pas, elle doit se
réapproprier les documents du DCE. La non standardisation de ces formulaires
est à l'origine d'une perte de temps et de surcharge de travail pour les
PME.
