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Un appel d'offres
de marché public est une procédure qui permet à un
organisme (le plus souvent une structure publique), de faire le choix de l'entreprise
la plus à même de réaliser une prestation de travaux, fournitures
ou services. Le but est de mettre plusieurs entreprises en concurrence à
fournir un produit ou un service. Le Géfil , syndicat national de l'ingénierie
loisirs, culture et tourisme a chiffré dans une étude le coût
de la rédaction pour l'administration et le coût de la réponse
à un appel d'offres pour les entreprises. Nous vous retranscrirons ici
les grandes lignes de cette étude qui met en avant des montants conséquents.
Il est toutefois essentiel de préciser que la Géfil a réaliser
cette études sur la base d'appel d'offres plutôt complexe.
Sommaire
:
- Combien coûte la rédaction
d'un appel d'offres de marchés publics pour les structures publiques ?
- Combien
coûte la réponse d'un appel d'offres de marchés publics pour
une entreprise ?
- Le coût total pour les
candidats et les administrations
- Conclusion
1/ Combien coûte la rédaction d'un appel
d'offres de marchés publics pour les structures publiques ?
La
dépense relative au lancement d'un appel d'offres, pour une collectivité,
est essentiellement constituée par du temps passé par les personnels
Le
temps passé par l'administration
Le Géfil a
analysé en détail la décomposition du temps passé
du côté de structures publiques. Cette analyse montre que l'administration
monopolise en moyenne un homme pendant 10 jours pour effectuer les différentes
taches d'un marché public, qui sont la formulation du besoin, l'élaboration
du cahier des charges, les réponses aux questions des entreprises. De plus,
dans le cas où l'administration sollicite des auditions des candidats,
il faut compter 4 jours de plus soit 14 jours au total.
Le coût que représente la rédaction d'un marché public,
côté administration
Compte tenu du coût
homme des intervenants (acheteurs publics, prescripteurs technique), qui varie
entre 650 à 1 100 € H.T./jour, le coût de rédaction d'un
appel d'offres est au minimum de 7 500 € sans audition des candidats
et de 10 500€ avec audition des candidats.
2/ Combien
coûte la réponse d'un appel d'offres de marchés publics pour
une entreprise ?
Nous pouvons distinguer
trois phases dans le processus de réponse aux appels d'offres pour une
entreprise : la recherche de l'appel d'offres, la rédaction de la proposition
et une éventuelle audition ou oral.
La recherche de
l'appel d'offres
Afin de trouver des appels d'offres, les
entreprises doivent effectuer une veille informatique au moyen d'un abonnement
auprès d'une société spécialisée. Le coût
annuel d'un tel outil de qualité est compris entre 1500 à 3000 €.
Nous retiendrons une moyenne de 2000 € H.T. En plus du coût
de l'outil, il faut ajouter le temps passé au suivi et à la lecture
quotidienne des publicitités de marché publics, soit environ ¼
d'heure de travail par jour du lundi au vendredi.
En prenant l'hypothèse
du Géfil d'un coût homme de 650 €/jour, la veille quotidienne
représente un coût annuel a minima de 5 000 € H.T.
La
recherche de l'appel d'offre représente donc 2 000 € d'abonnement
+ 5 000 € de temps passé = 7 000 € H.T. par an.
La rédaction de la proposition
D'après la décomposition
de la rédaction de la proposition, le Géfil, a évalué
le temps passé par un consultant à entre 1 et 3 jours pour réaliser
une proposition. Le coût de rédaction pour un appel d'offres étant
en moyenne de 1 350 € H.T.
L'audition
Pour
calculer le coût de l'audition, le Géfil se base dans son enquête
sur la distance moyenne parcouru, sur la durée de l'audition, sur le temps
passé à la préparation de l'audition, et sur les coûts
annexes. Cela correspond à une moyenne de 880 € H.T.
Les
appels d'offres impliquant la constitution d'une équipe de sous-traitants
et nécessitant un déplacement de repérage, conduisent à
une majoration d'environ 20%.
Le coût total d'une
réponse à un marché public pour une entreprise
Calcul
réalisé sur la base d'une hypothèse de 15 appels d'offres
répondus par an
La veille : 7000 euros
15 réponses à
appels d'offres : 1350*15=20 250
3 auditions dans l'année : 880 x 3
= 2640
Soit sur une année pour répondre à 15 appels d'offres
un coût total de : 29 890 euros/an pour une entreprise
3/
Le coût total pour les candidats et les administrations
Par
souci de simplification, nous considèrerons uniquement la configuration
qui donne l'estimation du coût le plus bas de l'étude et la configuration
qui donne le coût total le plus haut de manière à pouvoir
donner une fourchette de prix.
Appel d'offres restreint, sans
audition
Il y a eût un appel à candidatures dans
lequel 5 entreprises ont été pré-séléctionnées
et ont rédigé une proposition:
Le coût pour le donneur
d'ordre est de 7 500 € H.T. et le coût pour les entreprise est de 1
550 x 5 = 7 750 €.
Ce qui fait donc un coût total de 15 250
€ H.T.
Appel d'offres ouvert, avec visite du site
et audition
Sept entreprises ont répondu àl'appel
d'offres :
Le coût pour le donneur d'ordre est de 10 500 € H.T.
et le coût pour les entreprises est de 2 880 x 7 = 20 160 €.
Ce
qui fait donc un coût total de 30 660 € H.T.
Le lancement d'une consultation a donc un coût variant de :
15 000
à 30 000 H.T. par appel d'offres
Or la MITRA considère
que la définition des besoins devait prendre une place prépondérante
dans la préparation d'une consultation par le pouvoir adjudicateur. En
effet, l'article 5 du Code des marchés publics et le II.4 de la circulation
d'application du 03/08/2006 détaillent l'importance de cette phrase. Par
conséquent, la MITRA estime le temps nécessaire à 10 jours*.
La fourchette du coût d'une consultation devient alors de :
20
000 € à 35 000 € H.T. par appel d'offres
Pour
conclure
Bien que l'étude du Géfil
porte sur des appels d'offres demandant une réponse étoffée
et la rédaction d'un cahier des charges complexes, il s'avère que
le coût de rédaction d'un appel d'offres est exorbitant. De plus,
cette étude ne tien pas compte du coût de la publicité et
de la transmission des DCE sous format papier (Poste AR et reprographie).
Du
côté des PME, c'est souvent le gérant ou le directeur commercial
qui effectue l'ensemble des tâches : recherche des appels d'offres, formulation
de la réponse, audition. Ce coût sur une année est énorme
pour l'entreprise, il représenterait près de 30 000 euros par an.
En plus du coût que cela génère, c'est du temps passé
en moins dans la gestion et dans des actions commerciales concrètes. Toutefois,
les entreprises peuvent minimiser le coût de ces appels d'offres en passant
par des sociétés qui se proposent de les décharger du processus
de réponse à un marché public.
Parmi ces sociétés,
existe la société
Caneva qui fait preuve d'un savoir faire et d'une expertise hors du commun.
En savoir plus :
*
Dans notre chiffrage, nous estimons que le temps nécessaire dépasse
rarement 5 jours
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