Bien gérer la fonction achat dans les marchés publics, quelles pistes à suivre ?

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Bien gérer la fonction achat dans les marchés publics, quelles pistes à suivre ?

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Approches pour la réussite de l’achat public


Dans le domaine des marchés publics, la gestion des relations avec le fournisseur nécessite une approche stratégique notamment dans la composition des contrats. De cette stratégie découlent les bases de négociation qui affectent les prix ainsi que la tournure des litiges. La réussite des contrats pour achat public repose généralement sur trois leviers principaux. Ce sont la maîtrise des procédures d’achat, la rationalisation des commandes et enfin le suivi et la gestion des contrats en cours.

La maîtrise des phases et procédures dans le marché public facilite les éventuelles modifications à apporter au contrat. Ces modifications permettent d’optimiser la performance de l’achat public. En règle générale, la procédure d’achat se fait en trois ou quatre phases, ce qui exige le recours à des services spécifiques. Engager un expert en suivi et accompagnement de l’achat se présente comme la meilleure option pour que chacune de ces phases soit correctement menée. Il s’avère en effet que le manque de coordination entre ces dernières handicape considérablement le processus. 

Comme solution, la réussite des achats publics doit inclure le suivi de toutes les démarches depuis le recensement des besoins jusqu’à l’exécution des contenus du contrat par l’acheteur. L’utilisation des outils informatiques pour le traitement de certaines phases, notamment la structuration du contrat et la description détaillée des pièces, est aussi recommandée. Le manque de ressources (humaines et budgétaire) allouées à l’achat public, est le principal frein à l’amélioration des performances. 


La nomenclature des achats et la gestion décentralisée des contrats


Une autre piste pour la réussite des marchés publics consiste à généraliser les nomenclatures d’achats. Cette approche permet de rationaliser la commande publique. Le vendeur public, tout comme l’acheteur, aura ainsi une vision globale sur les achats. Cette transparence favorise la gestion des coûts et une meilleure quantification en vue d’appliquer la procédure adéquate. 

Mis à part cela, la performance de la commande publique repose aussi sur la gestion des contrats en cours et la qualité des réponses aux appels d'offres par les entreprises. La plupart des organisations optent souvent pour une gestion décentralisée qui se traduit parle suivi des contrats et des dates d’échéance par les services concernés. Tous les contrats sont alors recensés et établis sur une base de données Excel qu’il faut mettre à jour à chaque modification. 

Il est particulièrement important d’accorder une vigilance par rapport à la gestion des contrats en cours. Ceci afin de pouvoir renégocier certains termes du contrat et de vérifier plus facilement la conformité des informations. 

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